Chương 9: Cứu Cuộc Họp

Chương 9: Cứu Cuộc Họp

Tần Dĩ Chu không tạo ra bất kỳ khoảng dừng nào để người khác kịp chuẩn bị nét mặt. Anh chỉ cúi xuống điện thoại, nhấn vài thao tác rất nhanh, rồi đặt máy trở lại mặt bàn. Gần như cùng lúc đó, hộp thư Kiểm soát trên màn hình lớn hiện thông báo email mới. Người gửi là Tần Dĩ Chu, tiêu đề chuyển tiếp giữ nguyên từ Phạm Duy Khang: “Tôi không xác nhận nguồn giới thiệu cho HL-0427.”

Không ai nói gì trong mấy giây đầu. Tôi nhìn dòng tiêu đề ấy, tự nhắc mình không được thở phào. Nếu tôi để vẻ nhẹ nhõm lộ ra, mọi thứ sẽ lập tức bị xoay thành việc tôi lợi dụng khách hàng để ép đồng nghiệp.

Chị Lâm mở email, đọc từ đầu đến cuối rồi phóng to phần nội dung chính. Phạm Duy Khang viết rất gọn: lúc 10h19, anh nhận một cuộc gọi từ số nội bộ của công ty, người gọi nói cần anh ký lại phiếu nhận tài liệu sự kiện vì bản scan trước đó không rõ. Link ký điện tử được gửi lúc 10h24, tiêu đề hiển thị là “Cập nhật phiếu nhận tài liệu sự kiện”. Anh không được hỏi, không trả lời và không xác nhận bất kỳ nội dung nào liên quan đến nguồn giới thiệu, người tư vấn chính hoặc phân bổ hoa hồng của hồ sơ HL-0427.

Chị Lâm không đọc thành tiếng hết email. Chị chỉ nói: “Ghi vào biên bản: Kiểm soát đã nhận email chính thức từ trợ lý Phạm Duy Khang thông qua khách hàng Tần Dĩ Chu. Nội dung email chưa thay thế log hệ thống, nhưng xác nhận người ký không thừa nhận việc xác nhận nguồn giới thiệu.”

Nguyễn Minh Tuấn lập tức ngẩng lên. “Tôi đề nghị ghi thêm: người ký nói theo trí nhớ của anh ta, không phải kết luận nghiệp vụ.”

“Được.” Chị Lâm nhìn chị Thủy. “Ghi thêm câu đó. Và cũng ghi thêm: vì có khác biệt giữa mục đích ký theo người ký và vị trí chữ ký trong bản R2, Kiểm soát tiếp tục yêu cầu log thao tác.”

Tuấn mím môi. Anh Nam ngồi bên cạnh vẫn giữ vẻ bình tĩnh, nhưng ngón tay đặt trên mép hồ sơ đã dừng lại. Sự bình tĩnh ấy chỉ có nghĩa là anh quen căng thẳng trong im lặng.

Điện thoại trên bàn của Tần Dĩ Chu sáng lên lần nữa. Anh nhìn màn hình, sau đó quay sang chị Lâm. “Tôi có một cuộc họp đánh giá rủi ro với bộ phận pháp chế và tài chính của bên tôi lúc 15h10. Ban đầu cuộc họp chỉ để xác nhận chuyển đổi gói sau sự kiện. Nhưng với tình trạng hồ sơ hiện tại, họ sẽ hỏi liệu quy trình ghi nhận tư vấn của công ty các chị có đáng tin không.”

Cả căn phòng như bị kéo lệch thêm một nhịp. Tuấn phản ứng nhanh hơn tất cả: “Anh Tần, vấn đề nội bộ về nguồn giới thiệu không ảnh hưởng đến quyền lợi sử dụng dịch vụ của anh. Chúng tôi hoàn toàn có thể tiếp tục phần chuyển đổi gói.”

Tần Dĩ Chu nhìn anh ta, giọng vẫn đều. “Tôi đồng ý rằng hoa hồng nội bộ không phải việc của tôi. Nhưng nếu một chữ ký nhận tài liệu có thể xuất hiện ở mục xác nhận nguồn, tôi có quyền hỏi liệu những phần khác trong hồ sơ có thể bị hiểu sai hay không.”

Câu ấy không nhắm vào tôi, nhưng tôi vẫn thấy vai mình căng lên. Hợp đồng chưa mất, nhưng niềm tin thì đang đứng ở mép bàn.

Chị Lâm đóng email lại, nói ngắn gọn: “Tách hai việc. Một, trường nguồn giới thiệu và người xác nhận trong HL-0427 tiếp tục bị khóa, không dùng làm căn cứ nội bộ cho đến khi có kết luận. Hai, cuộc họp với khách hàng vẫn phải được hỗ trợ nếu khách hàng đồng ý, nhưng phần trình bày chỉ giới hạn ở quyền lợi dịch vụ, điều khoản chuyển đổi gói và bước xác nhận hợp lệ. Không ai được yêu cầu khách ký lại bất kỳ tài liệu nào liên quan đến nguồn giới thiệu.”

Anh Nam gật đầu rất nhẹ. “Tôi sẽ cử Tuấn xử lý phần khách hàng. Tuấn nắm chiến dịch và—”

“Không.” Tần Dĩ Chu cắt lời. “Người giải thích điều khoản cho tôi tối qua là cô Lê An Nhiên. Nếu công ty các anh chị muốn tiếp tục cuộc họp này, tôi cần nghe phần nghiệp vụ từ người đã trực tiếp tư vấn, dưới sự chứng kiến của Kiểm soát. Tôi không yêu cầu cô ấy nói về tranh chấp nội bộ.”

Tôi cảm thấy tất cả ánh mắt quay về mình. Trong đầu tôi, một phần rất nhỏ muốn từ chối. Tôi đã ngồi trong căn phòng này quá lâu với tư cách người bị kiểm tra, không phải người cứu bất cứ thứ gì. Nhưng nếu tôi né, câu chuyện sẽ biến thành một kết luận khác: khi khách hàng cần, tôi không đủ năng lực đứng ra. Sự thật còn phải sống sót qua một cuộc họp thật.

Tôi đặt bút xuống. “Em có thể trình bày, nhưng em xin xác định ba giới hạn trước. Thứ nhất, em chỉ dùng bản mô tả sản phẩm đã được duyệt, email xác nhận điều khoản gửi cho anh Tần và bản CRM đang bị khóa trường nguồn. Thứ hai, em không trình bày về quyền lợi hoa hồng, nguồn giới thiệu hay trách nhiệm cá nhân. Thứ ba, mọi kết luận liên quan đến chữ ký 10h24 phải để Kiểm soát trả lời sau khi có log.”

Chị Lâm nhìn tôi một lúc, rồi gật đầu. “Được. Cô trình bày theo đúng ba giới hạn đó. Chị Thủy ghi biên bản song song.”

Tuấn bật cười rất khẽ. “An Nhiên, em nhớ đừng làm khách hiểu rằng công ty đang có vấn đề nghiêm trọng hơn thực tế.”

Tôi nhìn anh ta. Lần này tôi không cúi mắt. “Em sẽ không làm khách hiểu sai. Em cũng sẽ không làm khách hiểu ít hơn những gì họ có quyền biết.”

Không khí trong phòng lạnh đi, nhưng chị Lâm không nhắc tôi. Có lẽ vì câu đó vẫn nằm trong ranh giới dữ kiện. Hoặc có lẽ vì tôi cuối cùng cũng nói được một câu không xin lỗi cho sự tồn tại của mình.

15h10, cuộc họp trực tuyến bắt đầu trên màn hình phụ. Bên Tần Dĩ Chu có ba người: một chị pháp chế họ Hà, một anh phụ trách tài chính và Phạm Duy Khang tham gia bằng tài khoản trợ lý. Tần Dĩ Chu giới thiệu rất ngắn: “Bên cung cấp dịch vụ sẽ trình bày lại phạm vi chuyển đổi gói và cơ chế xác nhận tài liệu. Phần xác minh nội bộ đang được xử lý riêng.”

Tôi mở tài liệu đã được duyệt, không mở bản R2. Cách duy nhất để cứu cuộc họp là không đứng trên một nền đang nứt. Tôi trình bày từ nhu cầu ban đầu của khách hàng, quyền lợi chuyển đổi gói, thời hạn ưu đãi sau sự kiện, điều kiện hủy hoặc tạm dừng và kênh xác nhận chính thức. Khi đến phần chữ ký điện tử, tôi dừng lại nửa nhịp rồi nói: “Từ thời điểm này, với hồ sơ HL-0427, mọi chữ ký bổ sung sẽ chỉ được gửi trực tiếp đến email được anh Tần xác nhận, kèm tiêu đề biểu mẫu rõ ràng. Công ty sẽ không yêu cầu trợ lý ký thay cho các nội dung vượt quá phạm vi hậu cần.”

Chị pháp chế họ Hà hỏi ngay: “Vậy chữ ký lúc 10h24 có làm phát sinh nghĩa vụ gì cho chúng tôi không?”

“Không dùng chữ ký đó để phát sinh thêm nghĩa vụ cho phía anh Tần khi mục đích ký đang được Kiểm soát đối chiếu.” Tôi nói. “Nếu cần xác nhận lại bất kỳ trường thông tin nào, chúng tôi sẽ gửi yêu cầu bằng văn bản, nêu rõ mục đích, người có thẩm quyền ký và lý do cần ký lại. Khách hàng có quyền từ chối ký cho đến khi nội dung được làm rõ.”

Ở ô hình nhỏ, Phạm Duy Khang thở ra rất nhẹ. Anh phụ trách tài chính hỏi tiếp: “Nếu chúng tôi tiếp tục chuyển đổi gói hôm nay, hồ sơ có bị treo vì tranh chấp nguồn không?”

“Phần dịch vụ có thể tiếp tục trên bộ tài liệu độc lập với trường nguồn giới thiệu.” Tôi đáp. “Phần nguồn đang bị khóa để đối chiếu nội bộ, không nên ảnh hưởng đến quyền sử dụng dịch vụ của khách hàng. Trường hợp khách hàng muốn tạm dừng để chờ kết luận, bên em ghi nhận tạm dừng không phạt trong thời hạn ưu đãi đã công bố tối qua.”

Tuấn hơi nhổm người như muốn chen vào. Chị Lâm đưa mắt qua, anh lại ngồi xuống. Tôi không biết đó có được gọi là chiến thắng không. Tôi chỉ biết cuộc họp vẫn đang đứng vững.

Mười bảy phút sau, chị pháp chế họ Hà nói: “Với điều kiện biên bản hôm nay ghi rõ không dùng chữ ký 10h24 làm căn cứ xác nhận nguồn và mọi biểu mẫu sau này phải gửi đúng người có thẩm quyền, chúng tôi đồng ý tiếp tục bước đánh giá chuyển đổi gói. Quyết định cuối cùng sẽ chờ bản xác nhận bằng văn bản.”

Tần Dĩ Chu nhìn về phía tôi qua màn hình, không cảm ơn, cũng không mỉm cười. Nhưng anh nói: “Tôi chấp nhận cách xử lý này.”

Chỉ năm chữ ấy làm cả phòng họp thở ra, dù không ai thừa nhận. Tôi tắt chia sẻ màn hình, cổ họng khô đến mức khó nuốt. Cứu được cuộc họp không làm tôi sạch tội hơn. Nó chỉ chứng minh rằng trong lúc bị kéo vào một mớ hồ sơ sai lệch, tôi vẫn làm đúng phần việc của mình.

Khi cuộc họp kết thúc, chị Lâm quay lại màn hình chính. Hộp thư Kiểm soát có thêm phản hồi từ quản trị CRM. Chị mở ra, đọc chậm hơn lần trước. “Log sơ bộ xác nhận tài khoản Sales Support 03 lúc 10h24 không chỉ gửi lại link ký. Phiên thao tác đó đã mở mẫu ‘phiếu nhận tài liệu sự kiện’, sau đó map trường chữ ký sang ô người xác nhận nguồn trong bản R2. Đây không phải lỗi hiển thị sau scan.”

Không ai lên tiếng. Mặt Tuấn hơi trắng đi, nhưng anh vẫn nói: “Tài khoản dùng chung thì chưa thể xác định người thao tác.”

“Đúng.” Chị Lâm đáp. “Vì vậy chúng ta sẽ xác định tiếp.”

Chị kéo xuống cuối email. Tôi nhìn thấy một dòng ngắn, lạnh hơn mọi câu hỏi trước đó: IP nội bộ của phiên thao tác thuộc máy trạm SALES-17, khu trưởng nhóm kinh doanh, thời điểm 10h22 đến 10h31. Để xác định người sử dụng máy, quản trị CRM đề nghị đối chiếu lịch dùng máy, camera hành lang và dữ liệu thẻ ra vào.

Chị Lâm ngẩng lên, nhìn lần lượt Tuấn, anh Nam rồi chị Hạnh. “Từ thời điểm này, HL-0427 chuyển từ đối chiếu sai lệch hồ sơ sang xác minh thao tác hệ thống. Tôi cần danh sách người có mặt tại khu trưởng nhóm kinh doanh từ 10h15 đến 10h35 sáng nay.”

Anh Nam im lặng đúng một giây quá lâu.

Và trong một giây ấy, tôi hiểu cuộc họp vừa được cứu, nhưng có người trong căn phòng này sắp không cứu được chính mình.